Purchasing, Shipping and Receiving Factors

This document will provide an overview of the issues which must be considered when purchasing and shipping radioactive material (RAM). Inherently the successful receipt/delivery of your purchase or transfer of RAM is dependent upon the awareness level of those individuals involved, to the factors which determine or influence travel arrangements. This guide will outline the issues in terms of: regulatory control, purchasing and shipping issues.
See sections on Purchasing, Shipping and Receiving for more detailed information.

Regulatory Control Issue

The Canadian Nuclear Safety Commission (CNSC) through the issuance of a Nuclear Substances and Radiation Devices Licence, the Canadian Nuclear Safety Control Act and associated regulations control the purchase, possession and transfer of radioactive material within Canada. For the University of Ottawa this means not only does the consolidated licence dictate what radioisotopes may be purchased but also the activity and the form (open or sealed). CNSC has delegated the University the responsibility of regulating individual permit holders as to what they may purchase and transfer. Hence RAM may only be purchased in accordance to in‐house permit conditions and with authorization by ORM. In addition, RAM must only be offered for shipment once approved by ORM. This ensures the University of Ottawa remains in compliance with the CNSC Act and regulations.


Although CNSC may take the primary lead in regulating RAM, it is by no way the only regulatory body concerned with the security of RAM, especially during transit. Transport Canada (TC) also regulates radioactive material under the Transportation of Dangerous Good Act and on the international front, the International Atomic Energy Association (IAEA) provides guidance and control. When air carriers are used the International Air Transport Association (IATA) regulates what conditions must be met. Finally most countries have their own national agencies which regulate RAM and may dictate the terms of transfer.


From this brief overview of the main agencies concerned with the security of RAM one can appreciate how complicated the receipt of RAM may become. It is important to implement and follow the appropriate in‐house procedures and address the need for a contingency plan to be in place should an incident occur in transit, or at the point of receipt. To address these issues, one must first examine what are the roles and responsibilities of those involved from the start of contract negotiation for the purchase of the RAM to the actual transfer and receipt of this material.

Questions liées aux achats

Le rôle des modalités contractuelles est souvent sous-estimé, mais celles-ci jouent un rôle essentiel dans la réception des matières radioactives et le niveau de conformité atteint. En plus de définir les matières à acheter, les modalités contractuelles contiennent souvent un renvoi aux Incoterms 2010 de la Chambre de commerce internationale. Ces règles d’approvisionnement internationales définissent clairement les rôles et responsabilités de l’acheteur et du vendeur. Elles indiquent notamment les parties responsables d’obtenir l’assurance (responsabilité civile et responsabilité de produits), de recevoir l’autorisation d’importation, et de payer les droits de douane et les frais d’expédition de fret. Elles définissent également le moment où l’acheteur prend officiellement possession des marchandises et accepte tous les risques et responsabilités. Il est important de noter qu’en vertu de certaines modalités des Incoterms 2010, le « temps » peut inclure le temps passé à l’aéroport où le fournisseur remet les marchandises au transporteur. Les documents particuliers requis, comme l’assurance de la qualité, la vérification de l’intégrité des sources (essais d’étanchéité), etc., doivent également être mentionnés au moment de la négociation du contrat. Si ces questions ne sont pas bien comprises ou négociées avant la signature du contrat, il ne sera peut-être pas possible de les renégocier une fois l’omission détectée. Au pire des cas, la livraison des marchandises peut être retardée ou même empêchée si ces questions ne sont pas réglées. Pour ces raisons, c’est au Service des approvisionnements qu’il revient d’établir et de surveiller tous les contrats.

Questions liées aux modalités de transport

Il est important de noter que les questions soulevées dans la section précédente se rapportent également à de nombreuses autres modalités d’expédition.

Les marchandises qui entrent au Canada doivent être dédouanées. L’Université d’Ottawa a retenu les services d’une société de courtage pour faciliter le dédouanement de la plupart des envois. Cette société doit obtenir des renseignements précis du vendeur, comme les factures commerciales ou pro forma et les connaissements. En outre, un document indiquant que la CCSN a autorisé le destinataire à posséder une source de matières radioactives doit être fourni à l'Agence des douanes et du revenu du Canada.

La même documentation de vérification des autorisations doit être fournie si l’Université d’Ottawa expédie (transfère) les matières radioactives à une autre partie. Le BGR doit s’assurer que l’établissement et la personne destinataires sont autorisés, qu’ils sont au courant des modalités de transport, et qu’ils accuseront réception de l’envoi. Lors de la préparation de l’envoi, il faut évaluer les matières radioactives selon différents critères (radio-isotope, activité, débit de dose, limites de contamination, etc.) afin de déterminer la classification pour l’expédition. Ces renseignements sont ensuite utilisés pour confirmer que toutes les exigences en matière d’emballage, d’étiquetage et de documentation de chacun des organismes de réglementation (CCSN, TC, AIEA, IATA) sont respectées. Les envois internationaux peuvent également être assujettis à d’autres exigences du pays destinataire (p. ex. celles du Department of Homeland Security des États-Unis).

Enfin, le contrôle ultime des modalités de transport incombe au transporteur. Le transporteur peut établir ou modifier l’itinéraire de ses véhicules en fonction de ce qu’il juge nécessaire. Par conséquent, un vol direct peut comporter plusieurs étapes, faire intervenir différents transporteurs (et nécessiter différents formulaires), et passer par différents pays. Il est important de tenir compte des changements possibles, car ceux-ci font augmenter le risque que le colis soit retenu en transit, d’autant plus que chaque pilote a le dernier mot sur ce qu’il est disposé à transporter. L’absence d’une virgule sur un document peut stopper un envoi à tout moment.

Comme nous l’avons vu lors de ce bref examen, de nombreuses questions doivent être prises en compte lors de l’achat, de l’expédition ou de la réception des matières radioactives. Il s’agit d’un secteur fortement réglementé comportant un degré élevé de risque associé au processus. C’est pourquoi le personnel du BGR joue un rôle clé dans la surveillance, l’identification et la réduction des risques. Si vous prévoyez vous engager dans ce processus, informez le BGR dès le début pour lui donner le temps de régler tout problème éventuel.

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