PROCÉDURES DE COMMANDE DE MATIÈRES RADIOACTIVES

Pour s’assurer que des systèmes de contrôle appropriés sont en place pour les achats de matières radioactives, l’Université d’Ottawa a établi une procédure d’achat. Cette procédure permettra de s’assurer que toutes les matières achetées sont conformes aux exigences, non seulement du permis de substances nucléaires et d’appareils à rayonnement que la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) a délivré à l’Université, mais aussi des permis individuels. La CCSN s’attend à ce que les achats suivants soient soumis à un contrôle :

  1. les sources ouvertes de matières radioactives;
  2. les sources scellées de matières radioactives;
  3. les sources scellées intégrées à un appareil (c.-à-d. les chromatographes en phase gazeuse et les compteurs à scintillation liquide).

Aux fins du contrôle et de la conformité des stocks, toutes les matières radioactives doivent être approuvées par le BGR avant d’être commandées. L’absence de préautorisation serait prise très au sérieux non seulement par la haute direction de l’Université, mais aussi par la CCSN.

En raison de la complexité des envois internationaux et des nombreux règlements à prendre en compte, l’Université doit faire preuve de diligence lorsqu’elle passe des commandes auprès de fournisseurs externes. Les questions à prendre en considération et à intégrer aux contrats comprennent les modalités applicables au commerce international, les questions d’intégrité, les exigences en matière d’emballage, les dispositions de transport et la désignation des transporteurs, des courtiers, des transitaires, etc. C’est pourquoi les achats internationaux peuvent prendre beaucoup plus de temps que les achats standards.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Chercheurs principaux :

  • s’assurer que leur permis actuel autorise l’achat de matières radioactives ainsi que l’activité demandée;
  • remplir le Formulaire de demande d’achat de radio-isotopes.
  • suivre les Procédures de commande de matières radioactives.

BGR :

  • veiller à ce que le processus d’achat de matières radioactives soit conforme aux règlements de la CCSN;
  • approuver tous les formulaires de demande d’achat de radio-isotopes qui répondent aux critères;
  • faire parvenir les formulaires remplis aux services des achats dans les délais convenus.

Agent des achats :

  • recevoir les demandes et passer les commandes approuvées.
CRITÈRES D’APPROBATION DES ACHATS

Le principal critère d’approbation est la conformité de l’achat aux exigences de la CCSN. D’autres critères seront également utilisés pour assurer l’intégrité du système de contrôle. Ces critères sont les suivants :

  • le titulaire du permis est autorisé à posséder les matières commandées;
  • la demande est complète (le numéro du bon de commande doit figurer sur le formulaire de commande, car il s’agit d’un élément d’information essentiel du système de contrôle des stocks);
  • la demande a été reçue avant 13 h le mardi ou le jeudi. Si le personnel du BGR reçoit la commande après 13 h, celle-ci sera approuvée le mardi ou le jeudi suivant;
  • les envois internationaux ne sont pas traités dans les délais susmentionnés en raison de leur complexité et des exigences réglementaires. Il est à noter que le BGR n’est pas en mesure de contrôler la réception en temps opportun des renseignements fournis par des parties extérieures.
PROCÉDURE
  1. Toutes les matières radioactives (sources ouvertes, sources scellées et sources scellées intégrées à un dispositif) sont commandées au moyen du Formulaire de demande d’achat de radio-isotopes.
  2. Chaque demande d’achat doit contenir tous les renseignements requis. Si plusieurs entreprises participent à la commande, à la production et au transfert des matières radioactives, elles doivent être toutes répertoriées, avec leur adresse ainsi que le nom et le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l’adresse de courriel de la personne-ressource. Cette situation survient parfois lorsque des sources scellées sont commandées – par exemple, si les matières sont vendues par une société établie dans un pays, mais produites et expédiées à partir d’un autre pays.
  3. Toutes les demandes sont signées par le chercheur principal ou son délégué.
  4. Une fois remplie, la demande d’achat est envoyée au service des achats (MedPuch pour RGN et Science Stores pour le campus principal).
  5. Le service des achats envoie la demande d’achat au BGR par courriel pour approbation.
  6. Le spécialiste des radiations examine la demande. Si la commande est conforme au permis du titulaire et au permis de la CCSN, elle est approuvée. Les demandes d’achat visant un radio-isotope qui n’est pas répertorié ou qui dépasse la limite d’utilisation associée d’un permis individuel ne sont pas traitées. Le cas échéant, le titulaire du permis est informé du problème.
  7. Après avoir été approuvée par le BGR, la demande d’achat est retournée au service des achats, et les matières sont commandées.
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